Aufgaben konkret abgrenzen
Halten Sie fest, welche Unterlagen Ihr Unternehmen bereitstellt, welche laufenden Arbeiten der Buchhaltungsservice übernimmt und welche Aufgaben bei der Steuerkanzlei liegen. Formulierungen wie „alles rund um Buchhaltung“ lassen zu viele Fragen offen.
MEkonzept übernimmt die individuell vereinbarten laufenden Arbeiten innerhalb der gesetzlichen Befugnisse. Steuerberatung, Steuererklärungen und die Erstellung des Jahresabschlusses gehören nicht zu unserem Leistungsangebot. Die steuerliche Betreuung vereinbaren Sie gesondert mit Ihrer beauftragten Kanzlei. Die gesetzlichen Grenzen ergeben sich insbesondere aus dem Steuerberatungsgesetz.
Mit einem gemeinsamen Stand starten
Vor der ersten Übergabe sollten alle Beteiligten wissen, welcher Zeitraum bereits bearbeitet wurde und welche Punkte noch offen sind. Dabei ist „Unterlagen versendet“ nicht dasselbe wie „vollständig gebucht“ oder „von der Kanzlei geprüft“.
Ein organisatorisches Beispiel: Die laufenden Buchungen reichen bis August, für zwei Vorgänge fehlen noch Unterlagen und eine Rückfrage ist steuerlich zu klären. In der Übergabeliste stehen diese drei Informationen getrennt – jeweils mit einer zuständigen Person. So kann die weitere Bearbeitung am richtigen Punkt ansetzen.
Datenformat und Übertragungsweg abstimmen
Klären Sie vorab, welche Exporte, Belege und Auswertungen die empfangende Stelle tatsächlich verarbeiten kann. Nicht jedes Programm lässt sich direkt mit jedem anderen verbinden. Ein PDF mit Summen ersetzt nicht automatisch einen benötigten Buchungsdatenexport.
Bei einem Systemwechsel ist eine kleine abgestimmte Testübergabe sinnvoll, bevor große Datenbestände übertragen werden. Prüfen Sie gemeinsam, ob Dateien lesbar sind, der Zeitraum stimmt und die benötigten Belegbezüge erhalten bleiben. Zugriffe und Freigaben sollten zum vereinbarten Aufgabenbereich passen.
Offene Fragen bis zur Klärung verfolgen
Nutzen Sie eine gemeinsame Übersicht für Rückfragen. Zu jedem Punkt gehören der betroffene Vorgang, die fehlende Information, die zuständige Person und der aktuelle Status. Eine erledigte Frage sollte nicht in der nächsten Übergabe erneut offen auftauchen.
Sie müssen Ihre bestehende Steuerkanzlei nicht wechseln, um mit MEkonzept zusammenzuarbeiten. Wenn Sie auch Ihre steuerliche Betreuung neu organisieren möchten, können wir auf Wunsch einen Kontakt aus unserem Netzwerk herstellen. Ob und zu welchen Bedingungen eine Kanzlei das Mandat übernimmt, klären Sie direkt mit ihr.
Auf einen Blick
Ihre Checkliste zur Übergabe
- Leistungsumfang und Zuständigkeiten schriftlich abgegrenzt
- Bearbeitungsstand und offene Zeiträume festgehalten
- Benötigte Unterlagen, Datenformate und Zugriffe abgestimmt
- Rückfragen mit Verantwortlichen und Status dokumentiert
- Nächste Übergabe und Rückmeldung vereinbart
Quellen & weiterführende Informationen
Allgemeine organisatorische Hinweise, keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Beispiele dienen der Veranschaulichung und beschreiben keine konkreten Kundenfälle. Maßgeblich sind Ihre Situation, die geltenden Vorschriften und der vereinbarte Leistungsumfang.